Aevitae

250.000 klanten, 800.000 papieren declaraties en ruim zes miljoen digitale declaraties per jaar. Dit zijn maar een paar getallen die het volmachtbedrijf Aevitae kenmerken. Aevitae staat garant voor de professionele afhandeling van collectieve en individuele werkgevers- en werknemersvoorzieningen zoals zorg-, schade- en inkomensverzekeringen. Dit doen ze met 150 medewerkers. Deze compacte organisatie heeft dus heel wat data te verwerken.

Voor informatiemanager Roel Swieringa is er geen enkele twijfel: “Een stabiele en flexibele ICT-omgeving is een absolute voorwaarde voor onze bedrijfsvoering. We leveren veel maatwerk voor collectiviteiten en consumenten; van administratie en klantenservice tot premieincasso en uitbetaling. Bij zorgverzekeringen hebben klanten vaak al genoeg aan hun hoofd. Daarom staan we voor efficiënte processen en goede service. En doordat we continu moeten anticiperen op nieuwe producten en wet- en regelgeving, is snel schakelen onze tweede natuur geworden. We beloven onze klanten niet de wereld, maar doen elke dag ons best om het verschil te maken.”

Meer flexibiliteit en schaalbaarheid

Het datacenter dat deze activiteiten ondersteunt, was na jaren van organische groei wel aan vervanging toe. “Het datacenter stond in ons pand in Heerlen, waar de grenzen van de koeling, energievoorziening en beveiliging bereikt waren. Tegelijkertijd blijft onze business groeien en hadden we grote behoefte aan extra rekenkracht, flexibiliteit en schaalbaarheid. We moesten actie ondernemen.”

Overstap naar de Microsoft Azure cloud
Een overstap naar de cloud lag volgens projectleider Stefan Daelemans (Mediaan) voor de hand. De applicaties van Aevitae maken veelal gebruik van Microsoft-technologie. “Alleen de exacte invulling van de cloud omgeving was nog onduidelijk. Na een inventarisatie van het ICT-landschap en de business-eisen, is een aantal scenario’s uitgewerkt. Deze varieerden van de bouw van een nieuw on-premise datacenter tot een complete migratie naar de cloud. De keuze viel uiteindelijk op een hybride oplossing met twee nieuwe datacenters bij externe partners en een dedicated koppeling met de public cloud van Microsoft Azure op basis van ExpressRoute.”


“De stapsgewijze aanpak van inovativ sluit perfect aan bij onze visie.”


undefinedDe perfecte aanpak
Om hun visie waar te maken, zocht Aevitae een partner die het concrete design en de implementatie van de nieuwe omgeving op zich kon nemen. Volgens Swieringa was de partnerkeuze snel duidelijk. “We hadden vrijwel meteen een klik met inovativ. Hun specialisten denken niet vanuit producten maar vanuit onze vraag. Ze vertalen onze activiteiten en wensen een-op-een naar het design. De stapsgewijze aanpak van inovativ sloot perfect aan bij onze visie. Een big bang-migratie was voor ons geen optie. We kunnen ons immers geen downtime permitteren. Medewerkers en klanten mogen dan ook niets merken van veranderingen aan de achterkant.”


Hoog kennisniveau en pragmatisme
De kennis en bewezen ervaring van inovativ kwam extra goed van pas door de keiharde deadline van het project. Swieringa legt uit: “Aan het eind van het jaar is er altijd piekdrukte bij Aevitae. Consumenten kunnen dan van zorgverzekeraar veranderen. In die periode is een stabiele infrastructuur essentieel. Dat geldt voor een goede informatievoorziening en de administratieve afhandeling bij een overstap.” Daarom moest de migratie naar de nieuwe omgeving vóór die piek klaar zijn. “Dat lukt alleen als de doelen helder zijn en je elkaar begrijpt. Inovativ combineert een hoog kennisniveau met veel flexibiliteit en pragmatisme, dat werkt heel goed voor ons. Gebruikers hebben niets gemerkt van de overstap en het project is binnen tijd en budget afgerond.”

"Inovativ zit bovenop de cloud ontwikkelingen en daarom kunnen we voorop blijven lopen."

Zelf de regie in de cloud
Binnen een half jaar tijd van het eerste design tot de laatste migratie, is een flinke prestatie vindt projectleider Daelemans. Aevitae heeft met ondersteuning van inovativ het nieuwe externe datacenter in korte tijd ingericht met hardware op basis van HPE APC, inclusief Hyper-V virtualisatie, connectiviteit en storage. Via Azure ExpressRoute is een verbinding naar de Azure public cloud gelegd. “Door de combinatie van eigen externe datacenters met een uitbreiding in de cloud kunnen we applicaties en workloads makkelijk heen en weer schuiven, zonder dat we het overzicht en de regie verliezen. Dat was een harde eis. We werken immers met privacygevoelige informatie. Als de regels voor dataopslag of compliance veranderen, moeten we applicaties in de Azure cloud ook weer snel binnen onze eigen omgeving kunnen halen.”


Herstel met een druk op de knop
Aevitae heeft ook afscheid genomen van de traditionele back-up, disaster recovery en uitwijklocatie. Pascal Wenders, Teamleider ICT zegt over deze keuze: “We profiteren optimaal van de snelle ontwikkelingen rondom de cloud en hoeven zelf niet te investeren in hardware op een uitwijklocatie. Op advies van inovativ zijn deze zaken automatisch geregeld met Azure Site Recovery en Azure Backup. Bij problemen in het datacenter werken we met een druk op de knop verder in de cloud. Zo is de RTO teruggedrongen en verliezen we geen data of productiviteit.”

undefinedTraining on the job
Extra voordeel van de nieuwe hybride oplossing is dat de Azure cloud een logische uitbreiding van het externe datacenter is. Wenders: “Het beheer is centraal ingericht. Daarom kunnen we de gehele omgeving heel effectief monitoren met een klein team. Het helpt enorm dat we als ICT-afdeling nauw betrokken waren bij de migratie. We hebben vanuit een regierol continu meegekeken en samengewerkt met de specialisten van inovativ. Door deze training on the job weten we steeds wat er speelt.”  

Sneller innoveren met een stevige fundament
Swieringa is er van overtuigd dat er nu een stevig ICT-fundament staat. “In de toekomst gaan we zeker meer workloads naar de cloud verplaatsen. We zijn momenteel bezig om onze backoffice applicaties klaar te stomen voor de cloud. Het doel is om ons kernsysteem Dartz volgens een drie lagen model in logische onderdelen op te splitsen en gedeeltelijk naar de Azure cloud te migreren. Ook onze innovatiekracht is sterk gegroeid. Het opzetten van een ontwikkel- en testomgeving gaat razendsnel. De time-to-market van applicaties en wijzigingen is aanzienlijk korter.”

Voorop in de markt
Bovendien profiteert Aevitae sneller van nieuwe cloud technologieën. “Inovativ zit bovenop de cloud ontwikkelingen”, onderstreept Swieringa. “Zij weten precies wat er in de markt gebeurt en kennen onze omgeving en activiteiten. Met nieuwe tools en technologieën kunnen we als relatief kleine organisatie steeds voorop lopen in onze markt. Dit alles natuurlijk zonder concessies aan de stabiliteit van onze bedrijfsvoering en met behoud van de regie.”